Instituição que estruturou frequência e relatório sem depender de planilha
Este relato descreve cenário e resultado operacional reais, sem identificar a instituição, financiador ou localidade específica, a pedido da organização.
Contexto
OSC com Serviço de Convivência e Fortalecimento de Vínculos em duas unidades (criança/adolescente e idoso). Equipe de 6 técnicos, coordenação compartilhada com administrativo. Cadastro em fichas físicas e planilhas Excel paralelas por turma.
Dor principal
- Chamada em caderno — difícil consolidar frequência mensal
- Planilhas que “quebravam” ao copiar abas entre unidades
- Relatório para financiador exigia 2–3 dias de uma técnica sênior
- Troca de educador social apagava histórico da turma
- Auditoria interna sem rastreabilidade clara de presença
Antes vs depois
Antes
- 3 fontes de dado (ficha, caderno, planilha)
- Frequência consolidada manualmente
- Coordenação sem visão unificada
Depois (North Systems Gestão)
- Cadastro e famílias em base única
- Presença lançada uma vez por turma
- Relatórios gerados sobre a base operacional
O que foi implantado
- Cadastro de atendidos e vínculos familiares
- Turmas/oficinas por faixa etária
- Módulo de presença e chamada
- Relatórios de frequência e situação cadastral
- Perfis: educador (lança) e coordenação (acompanha)
Resultados observados (primeiros 90 dias)
- Redução drástica do tempo de fechamento mensal de frequência
- Coordenação passou a consultar presença em tempo real
- Relatório para prestação de contas deixou de depender de uma única pessoa
- Histórico preservado após saída de educador
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Mensalidade a partir de R$ 297/mês · implantação a partir de R$ 500
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